GetBrino
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Client Onboarding Portal

GetBrino · 2024

Un portal de incorporación de clientes para un equipo de servicios profesionales en Colombia. El problema no era la falta de herramientas, sino la dispersión: contratos en correo, datos en hojas de cálculo, recordatorios en el celular de cada persona. El portal reúne el proceso en un solo flujo, con tareas asignadas, fechas visibles y un estado claro para cada cliente nuevo.

La primera decisión fue no construir un sistema nuevo desde cero. Se partió de lo que el equipo ya usaba y se conectó en una vista única. Cada cliente nuevo entra por un formulario, se le asignan responsables y se activan recordatorios automáticos para las etapas críticas: recolección de documentos, firma, primera reunión y entrega de accesos.

El seguimiento se hace desde el celular, entre visitas y reuniones. La interfaz prioriza lo que está vencido o por vencer, y deja en segundo plano lo que avanza sin problema. Eso reduce la revisión manual y evita que un cliente quede detenido porque alguien olvidó mover una tarea.

Lo que sigue es medir cuánto tarda en promedio cada incorporación y ajustar las etapas que más se repiten. La idea es que el portal no sea una capa más, sino el lugar donde el equipo consulta antes de escribir un correo o hacer una llamada.

Qué cubre GetBrino y qué no

Antes de empezar conviene aclarar el alcance real de la herramienta. Aquí van las definiciones y los límites que suelen generar dudas cuando se organiza el trabajo diario desde el celular.

Qué significa "automatización" en este contexto

Automatizar no es dejar que el sistema decida por ti. En GetBrino se trata de reglas concretas: cuando una tarea cambia de estado, cuando vence un plazo o cuando alguien completa un paso, se dispara un aviso o se mueve el flujo. Tú defines el disparador y el resultado esperado. Si una regla no se puede verificar con un vistazo, probablemente no vale la pena automatizarla todavía.

Qué se entiende por "seguimiento de metas cotidianas"

No hablamos de objetivos anuales ni de indicadores de empresa. El seguimiento cotidiano es la revisión breve de lo que avanzó hoy, lo que quedó bloqueado y lo que se reprograma para mañana. Esa rutina corta es la que evita que los pendientes se acumulen sin control y permite ajustar la carga antes de que se vuelva un problema.

Uso en dispositivos móviles: qué esperar

La versión móvil está pensada para consultar y actualizar tareas entre reuniones o desplazamientos, no para configurar flujos complejos. Crear reglas nuevas, revisar historiales largos o reorganizar proyectos enteros funciona mejor en pantalla grande. En el celular priorizamos marcar avances, dejar notas rápidas y confirmar vencimientos.

Qué no es GetBrino

No es un gestor de facturación, no reemplaza una hoja contable y no sirve como repositorio de documentos legales. Tampoco pretende integrarse con cualquier sistema externo sin configuración previa. Si tu operación depende de procesos muy regulados o de software especializado, esta herramienta puede complementar la organización diaria, pero no sustituye esas plataformas.

Alcance geográfico y de idioma

El contenido y los ejemplos están orientados a profesionales y equipos pequeños en Colombia, con horarios, festivos y formas de trabajo locales. La interfaz está en español. Si trabajas con clientes en otros países, los flujos siguen funcionando, pero algunas referencias de calendario pueden no coincidir con tu operación.

Datos y responsabilidad del usuario

La información que registras en tus tareas y proyectos es tuya. GetBrino no comparte contenidos entre cuentas ni los usa para fines distintos a la operación de la herramienta. Aun así, la organización de prioridades, la veracidad de los plazos y la decisión de qué automatizar siguen siendo responsabilidad de quien usa el sistema.

Canales de soporte y tiempos de respuesta

Si algo no avanza como esperabas, no hace falta abrir un ticket genérico. Escríbenos por el canal que ya usas y te respondemos con un diagnóstico concreto: qué revisamos, qué necesitamos de tu parte y cuándo tendrás una respuesta. Atendemos de lunes a viernes, en horario laboral colombiano, y los reportes que llegan antes de las 3:00 p.m. suelen tener primera respuesta el mismo día.

Correo

Ideal para dudas de configuración, permisos de equipo o problemas con un flujo que ya está en marcha. Adjunta captura y nombre del proyecto para ubicarlo rápido.

info@getbrino.com
Teléfono

Úsalo cuando el asunto bloquea trabajo en curso: tareas que no se sincronizan, recordatorios que no disparan o accesos caídos en plena jornada.

+57 335 729 5501
Oficina

Camino al Mirador, Villamaría, Caldas. Visitas con cita previa, sobre todo si vienes con un equipo y quieres revisar la configuración en sitio.

Qué esperar según el tipo de caso

  • Incidencias que impiden trabajar: primera respuesta en pocas horas y seguimiento hasta que el flujo vuelva a correr.
  • Dudas de uso o configuración: respuesta el mismo día hábil, con pasos concretos y capturas si hace falta.
  • Solicitudes de cambio o ajustes: revisión en 24 a 48 horas hábiles, con una propuesta de alcance antes de tocar nada.
  • Consultas generales: respondemos dentro de dos días hábiles, incluso si la respuesta es que no es el canal adecuado.

Antes de escribir, revisa esto

En la sección de preguntas frecuentes están cubiertos los temas de cuenta, sincronización entre dispositivos, notificaciones y permisos de equipo. Si tu caso no aparece ahí, escríbenos y lo sumamos.

Nombre del proyecto, dispositivo desde el que trabajas, qué esperabas que pasara y qué pasó en su lugar. Con eso evitamos la ida y vuelta inicial y vamos directo al problema.

Los mensajes que llegan de noche o en fin de semana se registran igual, pero la respuesta empieza el siguiente día hábil. Para urgencias reales, el teléfono es el canal más rápido.

Quiénes sostienen GetBrino

Detrás de la herramienta hay un equipo pequeño que trabaja todos los días con lo mismo que resolvemos: pedidos que entran por varios canales, cotizaciones que se cruzan, reuniones que se mueven y pendientes que no caben en la cabeza. No diseñamos desde una oficina aislada; probamos los flujos en celular, en medio de una jornada real, con notificaciones llegando y poco tiempo para decidir qué hacer primero.

Por eso cada función que llega a GetBrino pasa antes por nuestras propias semanas. Si una automatización genera ruido, se ajusta. Si una vista no se entiende en tres segundos desde el móvil, se rehace. Esa es la parte del trabajo que no se ve en una captura de pantalla, pero que sostiene la utilidad diaria para profesionales en Colombia.

Producto y flujos

Oscar Garcia Sanchez

Lleva la definición de las automatizaciones y las reglas de seguimiento. Su criterio es simple: si un aviso no cambia una decisión concreta, no debería existir. Revisa cada semana qué disparadores siguen teniendo sentido y cuáles solo acumulan notificaciones.

Experiencia móvil

Martin Sanchez Martinez

Se encarga de que la herramienta funcione igual de bien en un celular que en un escritorio. Prueba las vistas con una sola mano, en trayectos cortos y con conexión irregular, y descarta cualquier pantalla que obligue a hacer zoom o a buscar un botón escondido.

Soporte y adopción

Acompañamiento a usuarios

Cuando alguien empieza a organizar su semana con GetBrino, no lo dejamos solo con un tutorial. Ajustamos la configuración inicial según el tipo de trabajo, revisamos cómo quedó la primera semana y corregimos lo que no encaje con su ritmo real.

Lo que cuentan quienes ya ordenaron su semana con GetBrino

Estos comentarios vienen de profesionales en Colombia que trabajan entre reuniones, pedidos por WhatsApp y correos que no paran. No son testimonios de folleto: son notas sobre qué cambió en su día a día cuando dejaron de perseguir pendientes en tres aplicaciones distintas y empezaron a verlos en una sola vista, también desde el celular.

Menos tiempo buscando qué hacer primero

Oscar Garcia Sanchez, coordinador de proyectos

Antes abría la mañana revisando correo, luego el chat del equipo y después una libreta. Ahora entra a GetBrino, ve las tareas del día agrupadas por tipo de esfuerzo y decide en dos minutos. Lo que más le sirvió fue dejar de reprogramar lo mismo cada semana: si algo se mueve tres veces, la herramienta se lo muestra y él lo resuelve o lo delega.

Automatizar avisos sin perder el hilo

Martin Sanchez Martinez, consultor independiente

Configuró recordatorios para vencimientos de cotizaciones y seguimiento de clientes. Lo que valora es que los avisos llegan cuando toca y no generan ruido. Revisa cada viernes si las reglas siguen teniendo sentido y ajusta lo que ya no aplica. Así la automatización trabaja en segundo plano sin que él pierda de vista el estado real de cada proyecto.

Cerrar el día con claridad desde el celular

Equipo de soporte, empresa de servicios

Adoptaron una revisión de cinco minutos al final de la jornada: qué se completó, qué quedó bloqueado y qué se reprograma. La hacen desde el teléfono, sin abrir el computador. El cambio más notorio fue dejar de arrastrar pendientes sin darse cuenta y llegar al lunes con una lista realista en lugar de una acumulación de tareas viejas.

Si quieres contarnos cómo organizas tu trabajo o qué te gustaría ver en la herramienta, escríbenos a info@getbrino.com. Leemos cada mensaje y varios ajustes de flujo salieron justamente de conversaciones con usuarios en Villamaría y otras ciudades del país.

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